Som alle andre nettsteder er vi pliktig til å fortelle hvordan vi behandler informasjonen til de besøkende:
I 2018 trådde EUs nye personverndirektiv (GDPR) i kraft, noe som blant annet innebærer strengere krav når det gjelder håndtering av personopplysninger. Tønsbergs Sangforening (TSF) håndterer personopplysninger for flere formål i tilknytning til vår virksomhet. Her forklarer vi hvilke personopplysninger som TSF behandler, hvilket formål denne behandlingen har og hvilke rettigheter du som registrert har.
Hvor kommer personopplysningene vi behandler fra?
TSF innhenter personopplysninger om kormedlemmer, samt støttemedlemmer. Disse videreformidles til Norges Korforbund (NK) som vi er medlem av. I tillegg tar vi vare på opplysninger fra besøkende som henvender seg via skjema og oppsatte mailadresser for kontakt med sangforeningen via nettsiden.
Hva slags personopplysninger behandler vi?
Personopplysningene som TSF behandler kan deles i følgene kategorier:
Opplysninger om kormedlemmer og støttemedlemmer kan være: Navn, adresse, e-post, fødselsdato, telefonnummer, stemmegrupper, verv i koret, dato personen starter og slutter i koret, hvilke korøvelser og arrangementer personen har deltatt på (som dokumentasjon i forbindelse med søknad om f.eks opplæringsstøtte og annen aktivitetsstøtte).
For hvilke formål behandles dine personopplysninger?
Alle personopplysninger som TSF samler inn, behandles for et spesifikt formål. Dine opplysninger håndteres bare ut fra de behov som finnes hos Tønsbergs Sangforening sin virksomhet.
Kommunikasjon med medlemmer: TSF kan bruke oppgitte kontaktopplysninger i forbindelse med distribusjon nyheter, utsendelser av nyhetsbrev, styrereferater, arrangementer og konserter.
Hvem deler vi dine personopplysninger med?
TSF deler personopplysninger med følgende parter: Norges Korforbund får informasjon fra oss når koret – hele eller deler av koret og/eller enkeltmedlemmer, samt styret skal på kurs/opplæring eller andre arrangementer i regi av NK. Norges Korforbund får også medlemmers adresse i forbindelse med utsending av Korbladet.
Opplysninger om påmeldte til arrangementer/reiser deles med reiseoperatør og arrangørsted.
TSF hverken deler eller selger dine personopplysninger med andre eksterne firma eller organisasjoner. Kontakt oss dersom du ønsker nærmere informasjon om hvordan deling av dine personopplysninger foregår.
Hvor lenge lagres personopplysningene?
Personopplysningene lagres og behandles så lenge vi har behov for det ut fra det formålet opplysningene dine er samlet inn for. For medlemmer/støttemedlemmer betyr dette i praksis at dine opplysninger lagres så lenge du er medlem som aktiv sanger eller støttemedlem hos oss. Utover dette kan noe informasjon lagres enda noe tid, avhengig av og i tråd med bokførings- og arkivregler.
Hvor oppbevares dine personopplysninger?
Tønsbergs Sangforening oppbevarer personopplysninger i følgende systemer: Vi bruker en skybasert løsning som heter Styreweb/Gnist for medlemsregister og for informasjon om deltakelse ved øvelser, møter/arrangementer og turer. Vi bruker NextCloud med egen pålogging som notearkiv og til deling av noter digitalt med aktive sangere. Det er gjennomført tiltak for å hindre uautorisert tilgang, samt for å sikre tap av data. Nettsiden (tonsbergssangforening.no) bruker Cookies/Informasjonskapsler fra besøkende samt analyseverktøy fra blandt annet Google Analytics for å se bruksmønster og for å optimalisere siden for besøkende.
Dine rettigheter
Du har rett til informasjon om hvilke personopplysninger som TSF har om deg, formålet med behandlingen og hvilke mottakere som opplysningene utleveres til. Dersom du som medlem vil endre eller korrigere dine personopplysninger, så gjør du dette ved å kontakte styret i TSF.
Du har rett til å få dine opplysninger slettet dersom dine opplysninger ikke lenger er nødvendige for det formålet det ble innsamlet for. Du kan i visse tilfeller ha rett til å kreve at Sangforeningen begrenser behandlingen av dine opplysninger.
Å være medlem frivillig og gjennom medlemskapet gir du samtidig samtykke til at TSF kan samle inn og behandle dine personopplysninger.
